Gesch√§ftsreisen sind aus dem modernen Unternehmensalltag in vielen Branchen kaum mehr wegzudenken. Sie erm√∂glichen es Unternehmen, M√§rkte √ľber die heimischen Grenzen hinaus zu erschlie√üen und neue Gesch√§ftschancen zu nutzen. Doch mit dieser M√∂glichkeit k√∂nnen auch eine Vielzahl von Risiken auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer zukommen, sei es im Hinblick auf die Gesundheit der Reisenden, die Sicherheit an fremden Orten oder unvorhergesehenen Situationen auf dem Weg dorthin. Unternehmen k√∂nnen diese Risiken jedoch effektiv managen und sich vor unerwarteten Herausforderungen zumindest teilweise sch√ľtzen. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick in die Welt des Risikomanagements bei Gesch√§ftsreisen und zeigen auf, warum eine durchdachte Vorbereitung und geeignete Versicherungsl√∂sungen von entscheidender Bedeutung sind.

Was genau ist eine Dienstreise?

Reicht der Besuch eines anderen B√ľros bereits aus, um als Arbeitnehmer eine Dienstreise anzutreten oder welche Voraussetzungen m√ľssen hier vorliegen?

Ob per Flugzeug, mit dme PKW oder Zug. Verreisen Sie aus beruflichen Gr√ľnden, spricht man von einer Dienstreise.

Eine Dienstreise, auch Gesch√§ftsreise genannt, bezeichnet eine Reiset√§tigkeit, die aus beruflichen Gr√ľnden unternommen wird. Der betroffene Arbeitnehmer verrichtet also vor√ľbergehend eine T√§tigkeit an einem anderen Ort au√üerhalb seiner eigentlichen Arbeitsst√§tte. Abzugrenzen ist die Gesch√§ftsreise vom Dienstgang. Letzterer meint, dass der Arbeitnehmer aus beruflichen Gr√ľnden ein Ziel in n√§chster Umgebung aufsucht, wie etwa der Kundenbesuch im Nachbarort. Einheitliche – gesetzliche – Vorgaben zur Dienstreise fehlen, weshalb es sich anbietet, als Arbeitgeber im Betrieb eigene Vorschriften und Regelungen zu etablieren. 

Kosten einer Dienstreise

Grunds√§tzlich tr√§gt der Arbeitgeber die Kosten der Gesch√§ftsreise seiner Mitarbeiter, schlie√ülich sind diese nicht zum Vergn√ľgen weg, sondern beruflich unterwegs. Die dem Reisenden und somit auch Arbeitgeber entstehenden Kosten sind Betriebsausgaben.

Der Arbeitnehmer stellt nach der Dienstreise eine Reisekostenabrechnung an den Vorgesetzten aus, welche alle Posten, wie etwa Fahrtkosten, √úbernachtungskosten sowie Spesen, beinhaltet. Hierf√ľr reichen Arbeitnehmer die Quittungen f√ľr alle entstandenen Kosten ein, um den ‚Äúvorgestreckten‚ÄĚ Betrag zur√ľckzubekommen.  

Ein wichtiges Thema, wenn es um die Kosten einer Dienstreise geht, ist das pauschale Tagesgeld, auf welches wir nun etwas genauer eingehen wollen. 

Tagesgeld 

In der Regel kochen reisende Mitarbeiter nicht selbst, sondern essen ausw√§rts, wodurch Aufwendungen f√ľr die Verpflegung entstehen. Um diese im Anschluss an die Gesch√§ftsreise einfacher abrechnen zu k√∂nnen, gibt es eine Pauschale f√ľr die Verpflegungsmehrkosten – das Tagesgeld. Auf diese haben Arbeitnehmer bei einer betrieblich bedingten Ausw√§rtst√§tigkeit dann Anspruch, wenn diese mindestens acht Stunden dauert. 

√úbrigens: Auf diese Pauschale k√∂nnen nicht nur Arbeitnehmer, sondern grunds√§tzlich auch Selbstst√§ndige zur√ľckgreifen, die beruflich bedingt reisen. Denn niemand soll einen geldwerten Nachteil durch Dienstreisen haben. 


Abzugrenzen ist der Verpflegungsmehraufwand, wie das Tagesgeld auf steuerdeutsch lautet, von den √ľbrigen Reisekosten. Diese m√ľssen belegt und exakt abgerechnet werden, also in der H√∂he, in der sie auch tats√§chlich entstanden sind. Hierf√ľr reicht der reisende Arbeitnehmer die Quittungen bei der Buchhaltung ein. Das Zahlen des Tagesgeldes ist jedoch keine gesetzliche Pflicht, weshalb Arbeitnehmer dieses auch in ihrer privaten Steuererkl√§rung als Werbungskosten verrechnen k√∂nnen.
Die H√∂he des Tagesgeldes wird stetig vom Bundesministerium f√ľr Finanzen angepasst und richtet sich nach den Lebenshaltungskosten. Aktuell betr√§gt es f√ľr einen ganzen Dienstreisetag (also vollen 24 Stunden) 28 Euro. Mehr zu der H√∂he des Tagesgeldes, was Arbeitnehmer und -geber hierbei noch beachten m√ľssen und wie eine digitale L√∂sung der Reisekostenabrechnung aussehen kann, erfahren Sie bei hier

So lassen sich Risiken managen

Was ist Risikomanagement?

Arbeitgeber haben f√ľr ihre Arbeitnehmer eine F√ľrsorgepflicht, die auch das Informieren der Mitarbeiter √ľber Reiserisiken und Reisesicherheit umfasst. Um hier eine standardisierte und umfassende Struktur zu bieten, gibt es das Risikomanagement. Es soll die Arbeitnehmer auf Gesch√§ftsreise bestm√∂glich vor Gefahren sch√ľtzen und bei ihrer Reise unterst√ľtzen. Wie bereits erw√§hnt, empfiehlt es sich, als ersten Schritt eine unternehmenseigene Reiserichtlinie aufzusetzen, in der auch das Verhalten bei Notf√§llen und Ansprechpartner genannt werden. Viele denken, dass doch sowieso nichts auf den Reisen passieren werde, aber f√ľr den Notfall sollten Arbeitgeber dennoch gut vorbereitet sein und sich freuen, wenn es zu diesem erst gar nicht kommt.

Neben der Sicherheit der Mitarbeiter k√∂nnen auch ausgefallene Transportm√∂glichkeiten u.√§. durch gelungenes Risikomanagement so unkompliziert wie m√∂glich √ľberstanden werden. Somit k√∂nnen die Arbeitnehmer den Fokus schnell wieder auf eine angenehme und produktive Dienstreise legen und m√ľssen sich nicht mit stundenlangem Telefonieren, Unsicherheiten und Frust rumschlagen. Dies gilt insbesondere f√ľr Auslandsreisen, aber auch inl√§ndische Ziele.¬†

Gut zu wissen: Durch Einf√ľhrung der Iso-Norm ISO 31030:2021 wurde die Wichtigkeit des Travel Riskmanagement erneut betont. Der Leitfaden bietet eine Orientierungshilfe f√ľr die Verwaltung von Reiserisiken. 

Risikomanagement bei Geschäftsreisen

Es obliegt dem Unternehmen, herauszufinden, welche Bestandteile das Riskmanagement angesichts des individuellen Bedarfs braucht. Denn auch die Risiken beim Reisen sind sehr unterschiedlich, so k√∂nnen sie etwa von St√∂rungen wie einer beinahe √ľblichen Bahnversp√§tung, zum Ausfall bis zu ernstzunehmenden Unf√§llen oder Naturkatastrophen reichen. Grunds√§tzlich kann man sich drei Keywords merken: Pr√§vention, Reaktion und √úberwachung. Wir wollen an dieser Stelle ein paar Kernkriterien nennen, die nicht fehlen sollten. 

  1. Risikobewertung

Die Bewertung des Risikos dient der Identifizierung von potenziellen Gefahren, die im Reiseziel, aber auch der Person des Reisenden liegen k√∂nnen. Um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, gebietet sich eine Aktualisierung der Bewertung vor jedem Reiseantritt. Damit die hierf√ľr zust√§ndigen Mitarbeiter nicht immer ‚Äúvon vorne‚ÄĚ anfangen m√ľssen, sollten auch hier die Kriterien vorab festgelegt werden. Die Bewertung kann das Risikoprofil und die Gesundheit des Reisenden, die aktuelle Situation im Zielland, aber auch den Weg dorthin, also die geplanten Reiserouten umfassen. Das Unternehmen, v.a. der Travel Manager, wenn vorhanden, sollte den genauen Weg kennen, welcher vom Mitarbeiter auf Gesch√§ftsreise zur√ľckgelegt wird. Letztlich sind hier auch die Einreisebestimmungen zu beachten und der Mitarbeiter fr√ľh genug zu informieren, welche Dokumente er f√ľr die Reise ben√∂tigt. 

  1. Notfälle

Idealerweise muss nicht erst der Ernstfall eintreten, damit auf diesen reagiert wird. 

Vielmehr sollten Bedrohungen und potenzielle Gefahren vorab erkannt und die Gef√§hrdung der Mitarbeiter hierdurch verhindert werden. In den Reiserichtlinien des Unternehmens k√∂nnen daher Situationen definiert werden, in denen das Risikomanagement des Unternehmens t√§tig wird. Auch sollte ein Prozess etabliert werden, wie die reisenden Mitarbeiter in einem solchen Fall vorgehen und welche Schritte sie in welcher Reihenfolge vornehmen. Diese Vorgehensweise sollte so konkret wie m√∂glich f√ľr jede Situation angefertigt werden, also die Stornierung des Hotelzimmers, aber auch einen Krankenhausaufenthalt beinhalten. 

  1. Ansprechpartner

Eng an den ersten Punkt gekoppelt ist das Benennen von Ansprechpartnern im Unternehmen, aber auch die Weitergabe von Kontakten, einer Notfall-Hotline oder andere Dienstleister, die, je nachdem wie der Sachverhalt gelagert ist, auch helfen k√∂nnen und umfassend erreichbar sind. Auch sollte die Person, die f√ľr die Umsetzung der Risikomanagement-Richtlinie zust√§ndig ist, den Mitarbeitern bekannt sein. 

Versicherungsschutz

Ein weiterer Punkt, der zum Risikomanagement bei Dienstreisen gehört und den wir hier separat aufzeigen wollen, ist der Versicherungsschutz

Hier bietet sich der Abschluss einer Reiseversicherung besonders an. Diese Versicherung kann vom Reisenden selbst oder durch den Arbeitnehmer bzw. der zust√§ndigen Abteilung √ľbernommen werden. Reiseversicherungen k√∂nnen den gesamten Ausfall der Reise und/oder R√ľcktritt des Reisenden abdecken und sparen im Ernstfall viel Geld und Nerven. 

Auch der Abschluss einer Auslandskrankenversicherung, Verkehrsmittelunfallversicherung und Reisegep√§ckversicherung sind sinnvoll, um die hiermit abgesicherten Risiken nicht dem Mitarbeiter bzw. Unternehmen aufzub√ľrden. 

Gut zu wissen: Besch√§ftigte sind sowohl im In- als auch Ausland durch die gesetzliche Unfallversicherung versichert, jedoch nicht ganzt√§gig und nur bei T√§tigkeiten, die im wesentlichen Zusammenhang mit dem Besch√§ftigungsverh√§ltnis stehen. Konkret auf die Gesch√§ftsreise bezogen bedeutet dies, dass f√ľr das Bestehen des Versicherungsschutzes auf einer Dienstreise  ausschlie√ülich ausschlaggebend ist, dass der Besch√§ftigte aufgrund des Anstellungsverh√§ltnisses im Interesse seiner versicherten T√§tigkeit t√§tig wird bzw. t√§tig werden wird. Dazu z√§hlen das Einchecken im Hotelzimmer, Besuche bei Firmenkunden oder dem dortigen B√ľro, mit der Dienstreise zusammenh√§ngende Wege von und zur Unterkunft oder die Teilnahme an dienstlichen Besprechungen. Der Versicherungsschutz der gesetzlichen Unfallversicherung besteht hingegen nicht bei einem Spaziergang, dem Aufenthalt im Hotelzimmer oder dem Essengehen. Hier sollten Arbeitgeber nachhelfen und ihre Mitarbeiter vollumf√§nglich absichern. 

Wir als freie Versicherungsmakler und Finanzberater unterst√ľtzen Sie umfassend bei der Suche nach der passenden Absicherung – f√ľr jede Situation. Hier k√∂nnen Sie ein unverbindliches Erstgespr√§ch vereinbaren: Lernen Sie uns kennen und erfahren, was wir f√ľr Sie und Ihre Versicherungen tun k√∂nnen! Wir freuen uns auf Sie!

Fazit: Dienstreisen – Risiken und Absicherungen

Risikomanagement bei Gesch√§ftsreisen ist von entscheidender Bedeutung, um sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer vor unerwarteten Herausforderungen und Gefahren zu sch√ľtzen. Arbeitgeber sollten eine klare Reiserichtlinie etablieren, die das Verhalten in Notf√§llen und Ansprechpartner, aber auch das T√§tigwerden des Risikomanagements definiert. Zudem ist es wichtig, vorhandene Risiken im Voraus zu bewerten und Notfallpl√§ne f√ľr verschiedene Szenarien zu erstellen. 

Versicherungen, wie Reiser√ľcktrittsversicherungen, Auslandskrankenversicherungen und Reisegep√§ckversicherungen k√∂nnen die – finanziellen – Belastungen bei unerwarteten Ereignissen erheblich reduzieren. Arbeitgeber sollten daher unbedingt sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter w√§hrend der gesamten Gesch√§ftsreise angemessen abgesichert sind.

Insgesamt ist das Risikomanagement bei Geschäftsreisen eine entscheidende Aufgabe, die dazu beiträgt, dass Mitarbeiter sicher und produktiv unterwegs sind. Unternehmen, die diese Aspekte proaktiv angehen, können ihre Geschäftsreisen effizienter und weniger stressig gestalten.